Check je VVE beheer — Privacyverklaring
Concept, 5 oktober 2026

Welke gegevens in Mijn VvE worden gebruikt en wie ze kan zien.

Status en verantwoordelijke
Dit is de conceptverklaring voor de besloten versie van Check je VVE beheer, gedateerd 5 oktober 2026. De juridische exploitant, contactgegevens voor privacyverzoeken en definitieve leveranciersafspraken moeten vóór openbare ingebruikname worden bevestigd. Gebruik deze besloten versie daarom voor beoordeling met testgegevens; zij is nog niet vrijgegeven voor echte bewonersdossiers.

Website en aanmelden
De hosting- en beveiligingsdiensten van Sites verwerken technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en opgevraagde adressen om de website te tonen en te beveiligen. Bij aanmelden ontvangt de toepassing van ChatGPT een gebruikersidentificatie en e-mailadres, en indien beschikbaar een weergavenaam. De site heeft geen door ons toegevoegde advertentietrackers of marketingcookies. De aanmeld- en hostingvoorziening kan noodzakelijke cookies gebruiken.

VvE-dossiers en bestanden
Bij het aanmaken van een dossier worden de VvE-naam, het aantal appartementen, je gebruikersidentificatie, e-mailadres en rol opgeslagen. Voor bestanden bewaren we de inhoud, bestandsnaam, grootte, map, uploadtijdstip en uploader. Taken bevatten een titel, datum en voltooiingsstatus. Uitnodigingen bevatten een e-mailadres, verloopmoment en versleutelde vingerafdruk van de uitnodigingscode. Dit ondersteunt de gevraagde samenwerking en toegangscontrole.

Introductie bij banken en verzekeraars
Een introductie is kosteloos. Een chatvraag of het aanmaken van een dossier leidt niet automatisch tot gegevensdeling met een bank of verzekeraar. Voordat contactgegevens namens jullie worden doorgegeven, wordt afgestemd welke gegevens naar welke aanbieder gaan. De bank of verzekeraar verwerkt vervolgens gegevens voor de eigen dienstverlening onder de eigen privacyverklaring.

Wie heeft toegang?
Alle toegelaten leden van hetzelfde VvE-dossier hebben toegang tot de gedeelde documenten, taken en ledenlijst. De dossierbeheerder beheert de uitnodigingen en kan de toegang van andere leden intrekken. De applicatie controleert de dossierlidmaatschappen bij iedere opvraag en wijziging. De dossierrol staat los van het wettelijke VvE-lidmaatschap. Mensen met technisch beheer van de dienst kunnen voor noodzakelijk onderhoud of storingsonderzoek toegang tot de onderliggende opslag hebben.

Gesprekken met Bert
Een kennisvraag buiten Mijn VvE wordt verwerkt om een antwoord te geven, maar de toepassing bewaart het gesprek daar niet centraal. Binnen Mijn VvE slaan we je vraag, het antwoord en het tijdstip op, gekoppeld aan jouw gebruikersidentificatie en VvE. Alleen jij ziet dat gesprek via de ledenomgeving. Op dit moment komen antwoorden uit de kennisbank; er worden geen vragen naar de OpenAI API gestuurd zolang de AI-aansluiting niet geactiveerd is. Bestanden gaan nooit automatisch met een chatvraag mee. Bij latere activering van vrije AI-gesprekken worden de vraag en maximaal twaalf recente berichten naar de OpenAI API gestuurd met antwoordopslag uitgeschakeld (store:false). Dat sluit tijdelijke veiligheidsregistratie bij de leverancier niet uit.

Doelen en grondslagen
Gegevens worden gebruikt om het gevraagde dossier, de samenwerking, toegang en beantwoording mogelijk te maken. Bij een overeenkomst met een natuurlijke persoon kan uitvoering van de overeenkomst of voorbereiding op diens verzoek de grondslag zijn. Voor contactpersonen en leden van een VvE moeten de gerechtvaardigde belangen bij dienstverlening en beveiliging worden afgewogen tegen hun privacy. Voor verwerking namens een VvE moeten de rollen en waar nodig een verwerkersovereenkomst vooraf worden vastgelegd. Een account of een vinkje vervangt die beoordeling niet.

Bewaren en verwijderen
Dossiers, bestanden en taken worden duurzaam opgeslagen en hebben in deze versie geen automatische vervaldatum. De uploader of dossierbeheerder kan een bestand verwijderen uit de actieve opslag. Je kunt je persoonlijke Bert-gesprek wissen. Uitnodigingen werken na zeven dagen niet meer; verlopen uitnodigingen worden bij het maken van een nieuwe uitnodiging opgeschoond. Een technische registratie bij hosting- of aanmeldleveranciers kan een andere bewaartermijn hebben. Vóór gebruik voor echte dossiers moeten ook de bewaartermijnen voor dossierbeëindiging, back-ups en leveranciersregistraties worden vastgelegd.

Leveranciers en doorgifte
Sites gebruikt hosting en opslag op infrastructuur van OpenAI en Cloudflare. Als de vrije AI-functie wordt geactiveerd, wordt daarnaast de OpenAI API gebruikt. Verwerking door internationale leveranciers kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden; daarvoor moeten passende wettelijke waarborgen en afspraken gelden. Deze versie verwerkt geen online betalingen en deelt geen gegevens met Mollie. Gegevens worden niet verkocht of automatisch gebruikt om onze algemene kennisbank aan te vullen.

Jouw rechten
Je kunt, voor zover van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op toestemming kun je die toestemming intrekken. In beginsel moet een verzoek binnen één maand worden behandeld. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactroute van de verantwoordelijke moet nog worden bevestigd vóór de openbare opening.

Veilig gebruik
Deel geen wachtwoorden, toegangssleutels, BSN, identiteitsbewijzen, medische gegevens of onnodige persoonsgegevens van bewoners. Controleer wie toegang heeft en bewaar alleen wat nodig is. Er worden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten genomen die jullie juridische positie bepalen. Bert geeft informatie; de VvE en haar bevoegde vertegenwoordigers nemen de besluiten.