HELDERE AFSPRAKEN · 5 OKTOBER 2026
Algemene voorwaarden
Heldere afspraken voor de website, Bert en jullie VvE-dossier.
Dienstverlener en toepasselijkheid
Deze conceptvoorwaarden zijn opgesteld voor Check je VVE beheer. De juridische entiteit, het KvK-nummer en het contactadres moeten vóór de commerciële opening worden bevestigd. De site is nu een besloten versie. Er kan via deze versie geen betaald abonnement worden afgesloten. Deze teksten zijn nog geen complete overeenkomst voor betaald beheer.
Gebruik van Mijn VvE
Je logt in via ChatGPT. Wie een dossier aanmaakt, beheert de toegang en mag alleen bevoegde personen uitnodigen. Uitnodigingen zijn aan een e-mailadres gebonden en zeven dagen geldig. Een rol in de website verleent geen wettelijke bestuurs- of vertegenwoordigingsbevoegdheid. Jullie blijven zelf verantwoordelijk voor besluiten volgens de akte en het reglement.
Documenten en samenwerking
Alle toegelaten dossierleden kunnen de gedeelde bestanden downloaden, bestanden toevoegen en taken aanpassen. De uploader en dossierbeheerder kunnen een bestand verwijderen. Upload alleen bestanden die je mag delen en die nodig zijn voor het VvE-beheer. Bewaar zelf een kopie van belangrijke stukken. Bestanden worden niet automatisch gecontroleerd op inhoudelijke juistheid of schadelijke inhoud. Download en open alleen bestanden die je vertrouwt. De huidige grenzen zijn 10 MB per bestand en 200 bestanden of 250 MB per dossier.
Dienstverlening en prijzen
Het voorgestelde pakket omvat een digitaal dossier, checklist, herinneringen, AI-ondersteuning, voorbereiding van één jaarlijkse vergadering, menselijk nagekeken notulen, begroting en jaarrekening via de accountant. De tarieven zijn €59 per maand voor 2–3 appartementen, €99 voor 4–6 en €149 voor 7–12, telkens per VvE inclusief btw. De eenmalige startprijs van €199 inclusief btw geldt voor een bestaand, regulier dossier. De betaalde dienstverlening start uitsluitend na een afzonderlijke opdrachtbevestiging waarin inhoud, startdatum, looptijd, betaaltermijn en opzegging zijn vastgelegd. Een account, chat of download start geen abonnement.
VvE starten of activeren
Voor het praktisch opstarten van een nieuwe VvE na splitsing of het activeren van een bestaande VvE geldt €399 eenmalig inclusief btw. Inbegrepen zijn dossiercheck en inrichting, begeleiding bij de benodigde registratie, voorbereiding van de eerste vergadering en notulen, startbegroting, bijdragen en onderhoudsreservering en de kosteloze introductie bij banken en verzekeraars. De afgesproken opstartwerkzaamheden vallen volledig onder deze prijs. De €399 vervangt de reguliere startprijs van €199 en staat los van een eventueel maandabonnement. Een eventuele notariële splitsing gaat vooraf aan dit praktische opstartpakket.
Banken en verzekeraars
We hebben afspraken met banken en verzekeraars en verzorgen een kosteloze introductie. De VvE kiest zelf en sluit rechtstreeks met de aanbieder de overeenkomst. Eventuele bankkosten en verzekeringspremies worden door de aanbieder berekend en vallen buiten onze opstartprijs. Er is geen garantie op acceptatie door een bank of verzekeraar. Een introductie geeft geen bevoegdheid om namens de VvE een overeenkomst te sluiten.
Werk buiten het maandpakket
Het praktische opstartpakket is een afzonderlijke dienst van €399 inclusief btw. Herstel van oude administraties, vergadervoorzitterschap, juridische bijstand, een fysieke onderhoudsopname of MJOP, dagelijks technisch beheer en onderhoudsuitvoering zijn niet inbegrepen. De eigenaren zitten de vergadering zelf voor. Een accountantscontroleverklaring is niet inbegrepen; het opstellen van jaarstukken vervangt niet automatisch de kascommissie. Meerwerk wordt vooraf omschreven en pas na akkoord op werkzaamheden en kosten uitgevoerd.
Bert en beschikbaarheid
Bert is een digitale assistent met een fictief gezicht. De chat geeft momenteel antwoorden uit een afgebakende kennisbank. Een vrije AI-gespreksfunctie wordt pas na activering gebruikt. Bert is geen menselijke accountant, advocaat, bestuurder of spoeddienst. Hij kan geen opdrachten aanvaarden, betalingen doen, overeenkomsten wijzigen of bindende besluiten nemen. Dag en nacht vragen kunnen stellen is geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid of menselijke beantwoording. Storingen en onderhoud kunnen de dienst onderbreken.
Zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid
Antwoorden kunnen onvolledig, onjuist of niet actueel zijn. Laat belangrijke conclusies, juridische termijnen en financiële beslissingen door een deskundige beoordelen. De website bewaakt geen wettelijke termijnen. In de huidige versie zetten taakdatums geen automatische e-mailherinneringen in gang. De dienstverlener blijft verantwoordelijk voor zorgvuldig overeengekomen werk; deze voorwaarden bevatten geen algemene uitsluiting van wettelijke aansprakelijkheid.
Privacy en vertrouwelijkheid
De privacyverklaring beschrijft wat deze website met gegevens doet. Je persoonlijke Bert-gesprek is niet zichtbaar voor de overige VvE-leden. De gedeelde documenten en taken zijn dat wel. Een chat schakelt geen specialist in en deelt geen dossier met een specialist. Wanneer professionele uitvoering toegang tot het dossier vraagt, moeten bevoegdheden en privacyrollen vooraf worden afgesproken.
Klachten, beëindiging en rechten
Voor een betaalde overeenkomst worden vooraf de klachtenroute en de wijze van opzeggen verstrekt. Verplichte wettelijke rechten blijven gelden. Een VvE wordt niet zonder meer als een gewone commerciële onderneming behandeld. Bij eventuele consumentenovereenkomsten blijven dwingende consumentenrechten behouden. Nieuwe websitevoorwaarden wijzigen bestaande contracten niet automatisch. Geschillen vallen onder Nederlands recht en worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.